1. ความหมายของตัวแทน
ตัวแทน (Agency) หมายถึง บุคคลหรือนิติบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากสำนักงานใหญ่ ให้เป็นตัวแทนจำหน่ายสินค้าหรือบริการ ทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานระหว่างลูกค้ากับสำนักงานใหญ่ เช่นเดียวกับพนักงานขาย โดยได้รับค่าตอบแทนในรูปแบบของค่านายหน้า
2. ประโยชน์ของตัวแทน
1. มีส่วนแบ่งทางการตลาดเพิ่มขึ้น
2. จำหน่ายสินค้าได้มากขึ้น
3. ไม่จำเป็นต้องมีคลังสินค้าที่ตัวแทน เพราะกิจการไม่ต้องส่งสินค้าที่จะจำหน่ายไปไว้ที่ตัวแทน เพียงแต่ส่งสินค้าตัวอย่าง
ไปให้เท่านั้น
4. ประหยัดการลงทุนในที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์
3. วิธีการบัญชีเกี่ยวกับตัวแทน
3.1 การบัญชีด้านตัวแทนจำหน่าย
1. ตัวแทนเป็นบุคคลธรรมดา ตัวแทนไม่จำเป็นต้องบันทึกรายการค้าตามหลักบัญชีคู่ตัวแทนใช้เพียงสมุดเงินสดเล่มเดียวก็ พอสำหรับใช้บันทึกเงินทุนหมุนเวียนที่ได้รับจากสำนักงานใหญ่และค่าใช้จ่ายที่ได้จ่ายจากเงินทุนหมุนเวียน
2. ตัวแทนเป็นนิติบุคคล ตัวแทนจะต้องบันทึกรายการค้าตามหลักบัญชีคู่นอกจากรายการค้าในส่วนของตัวแทนแล้วตัวแทน จะต้องบันทึกบัญชีตามหลักบัญชีคู่สำหรับรายการที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานใหญ่ด้วยโดยเปิดบัญชีสำนักงานใหญ่
(Home Office Account)
รายการที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานใหญ่มีดังนี้
1. เมื่อตัวแทนได้รับเงินสดจากสำนักงานใหญ่ เพื่อเป็นเงินทุนหมุนเวียนสำหรับจ่ายค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการขายหรือ
สินค้าตัวอย่าง จะบันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต เงินสด / สินค้า XX
เครดิต สำนักงานใหญ่ XX
2. เมื่อตัวแทนจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จากเงินทุนหมุนเวียน จะบันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต สำนักงานใหญ่ XX
เครดิต เงินสด XX
เมื่อตัวแทนใช้เงินทุนหมุนเวียนที่สำนักงานใหญ่ส่งให้หมดหรือใกล้หมด ก็จะรวบรวมเอกสารส่งให้สำนักงานใหญ่
เพื่อขอเบิกเงินชดเชยเงินทุนหมุนเวียนที่จ่ายไป เมื่อสำนักงานใหญ่จัดส่งเงินที่ขอเบิกชดเชยให้ตัวแทน จะบันทึกบัญชี
เป็นดังนี้
เดบิต เงินสด XX
เครดิต สำนักงานใหญ่ XX
3. เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าตัวแทนจะส่งใบสั่งซื้อไปยังสำนักงานใหญ่ตัวแทนไม่ต้องบันทึกบัญชีเพียง แต่บันทึกความจำ เกี่ยวกับจำนวนชนิดของสินค้าที่รับคำสั่งซื้อและดำเนินการสั่งซื้อกับสำนักงานใหญ่
4. เมื่อตัวแทนคิดค่านายหน้าจากการขายสินค้าให้สำนักงานใหญ่ซึ่งอาจตกลงกันเป็นร้อยละของยอดขายหรือต่อหน่วยของ สินค้าที่ขายจะบันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต สำนักงานใหญ่ XX
เครดิต รายได้ค่านายหน้า XX
5. เมื่อตัวแทนได้รับเงินสดสำหรับค่านายหน้าจากการขายสินค้าให้สำนักงานใหญ่ จะบันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต เงินสด XX
เครดิต สำนักงานใหญ่ XX
3.2 การบัญชีด้านสำนักงานใหญ่
การบันทึกรายการในสมุดบัญชีของสำนักงานใหญ่เกี่ยวกับตัวแทนขึ้นอยู่กับฝ่ายบริหารว่าต้องการทราบผลการดำเนินงาน เฉพาะที่ตัวแทนหรือไม่หากต้องการทราบก็จะบันทึกรายการขายโดยผ่านตัวแทนแยกต่างหากจากรายการขายตามปกติของ สำนักงานใหญ่ แต่ถ้าไม่ต้องการทราบผลการดำเนินงานของตัวแทนก็จะบันทึกรายการขายโดยผ่านตัวแทนรวมกับรายการขาย
ตามปกติของสำนักงานใหญ่ดังนั้นหลักการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับตัวแทนทำได้ 2 วิธีคือ
1. วิธีแยกจากการขายตามปกติเป็นวิธีที่ต้องการทราบผลการดำเนินงานของตัวแทน
2. วิธีรวมกับการขายตามปกติเป็นวิธีที่ไม่ต้องการทราบผลการดำเนินงานของตัวแทน
การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับตัวแทนจำหน่ายซึ่งสำนักงานใหญ่เป็นผู้บันทึกบัญชีทั้ง 2 วิธี
ในกรณีที่สำนักงานใหญ่มีตัวแทนหลายแห่งและบันทึกบัญชีวิธีแยกจากการขายตามปกติ จะต้องแยกบัญชีสำหรับตัวแทน
แต่ละแห่งต่างหากจากกัน เพื่อจะได้ทราบกำไรขาดทุนจากการขายโดยผ่านตัวแทนแต่ละแห่ง
สำหรับบัญชีสินค้าส่งไปให้ตัวแทน (Shipment to Agency) เป็นบัญชีปรับมูลค่าสินค้าคงเหลือของสำนักงานใหญ่ตอนสิ้นงวดบัญชีของสำนักงานใหญ่ เพื่อคำนวณหาต้นทุนสินค้าที่มีไว้เพื่อขายตามปกติของสำนักงานใหญ่ ดังนี้
สินค้าคงเหลือต้นงวด XX
บวก ซื้อสินค้า XX
สินค้าที่มีไว้เพื่อขาย XX
หัก สินค้าส่งไปให้ตัวแทน XX
สินค้าที่มีไว้เพื่อขายตามปกติ XX
หัก สินค้าคงเหลือปลายงวด XX
ต้นทุนขายตามปกติของสำนักงานใหญ่ XX
4. การจัดทำงบสรุปผลการดำเนินงานของตัวแทน
การจัดทำงบสรุปผลการดำเนินงานของตัวแทนควรจะทำเป็นระยะ ๆ อาจจัดทำเดือนละครั้งหรือจัดทำทุก ๆ ไตรมาส
เพื่อจะได้ทราบผลการดำเนินงานของตัวแทนโดยการจัดทำงบกำไรขาดทุน ดังตัวอย่างที่ 1.3
